Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI) für Unternehmen und Verwaltungen
Seit dem Jahr 2021 automatisiert agitum repetitive und zeitaufwändige Prozesse am Computer. Im Fokus stehen Prozesse in Öffentlichen Verwaltungen und Unternehmen, um Mitarbeiter zu entlasten und Kapazitäten für wertschöpfende Tätigkeiten zu schaffen.
Was ist Robotic Process Automation (RPA) und Künstliche Intelligenz (KI)?
RPA und KI sind Technologien, die digitale Prozesse am Computer automatisieren und Mitarbeiter spürbar entlasten. Diese Automatisierungslösungen übernehmen wiederkehrende, regelbasierte Aufgaben – schnell, fehlerfrei und entweder überwacht (attended) oder unüberwacht (unattended). KI ergänzt diese Automatisierung um intelligente Fähigkeiten wie Verstehen, Klassifizieren oder Entscheiden, zum Beispiel beim Erkennen von Texten, Dokumenten oder Mustern.
In Kombination entsteht eine intelligente Prozessautomatisierung, die nicht nur Routineaufgaben abarbeitet, sondern auch komplexe Vorgänge unterstützt. Unternehmen und öffentliche Verwaltungen können dadurch Bearbeitungszeiten verkürzen, Kosten reduzieren und digitale Services deutlich verbessern – ohne große Systemänderungen oder lange IT-Projekte.
In Verwaltungen können RPA- und KI-Lösungen beispielsweise in der Kämmerei eingesetzt werden, um Auswertungen oder Kontierungen automatisiert durchzuführen. Zudem können RPA- und KI-Lösungen Bürgeranträge verarbeiten, Auszahlungsanordnungen erstellen oder Kassenprüfungen durchführen.
In Unternehmen können Automatisierungslösungen beispielsweise in der Auftragsverarbeitung die Eingabe von Bestellungen übernehmen, die per E-Mail oder gar per Telefon eintreffen. Eine Programmierung von Schnittstellen ist nicht notwendig, da die Automatisierungslösungen den Bildschirm als Schnittstelle nutzen.
Weitere Anwendungsbeispiele und detaillierte Beschreibungen der Prozesse in Öffentlichen Verwaltungen sind ebenfalls auf unserer Webseite zu finden. Zudem sind weiterführende Informationen für Unternehmen und Verwaltungen bzw. Kommunen zur Kombination von RPA und KI im FAQ-Bereich zu finden.
Welche Kosten fallen durch RPA- und KI-Lösungen für Verwaltungen und Unternehmen an?
Zunächst fallen Kosten für die Analyse der Prozesse und Implementierung der RPA- und KI-Lösungen an. Der Aufwand ist beispielsweise abhängig von der Anzahl der zu automatisierenden Schritte, Komplexität und der Anzahl der Prozessausnahmen. Wir analysieren mit unseren Kunden die Prozesse und bestimmen gemeinsam, welche Technologien zur Automatisierung der Prozesse eingesetzt werden können. Nach einer Entwicklung und Implementierung erfolgt schließlich die Produktivsetzung sowie im Anschluss der Betrieb und ggf. Wartung. Somit fallen neben den Implementierungskosten auch Lizenz- und Wartungskosten für eine RPA- und KI-Lösung an.
In Abhängigkeit des Anwendungsfalls setzen wir zur Automatisierung kostenfreie Open-Source-Software oder am Markt verfügbare Automatisierungssoftware wie z. B. UiPath ein. Somit können wir für jede Unternehmensgröße die richtige Software auswählen und eine wirtschaftliche Lösung implementieren.
Welches Vorgehensmodell setzt agitum zur Automatisierung von Prozessen in Verwaltungen und Unternehmen ein?
Unsere Methodik wurde bereits in über 70 Projekten eingesetzt und anhand von über 300 Prozessen validiert. Wir folgen unserem RPA- und KI-Vorgehensmodell Analyse, Implement und Mange, welches alle wichtigen Projektphasen abdeckt und im Rahmen eines Promotionsvorhabens am Karlsruher Institut für Technologie entwickelt und validiert wurde. Somit sind wissenschaftliche und praxisnahe Aspekte in unsere Methodik bzw. Vorgehensmodell für RPA- und KI-Lösungen eingeflossen.
Wann amortisieren sich die Kosten einer RPA- und KI-Lösung?
Im Durchschnitt amortisieren sich RPA- und KI-Lösungen nach 6-12 Monaten. Jedoch sollte die Prozessanalyse sorgfältig und unter Einbeziehung von Automatisierungsexperten geschehen – die fehlerhafte Prozessauswahl ist ein häufiger Grund für gescheiterte Automatisierungsinitiativen. Zudem werden häufig (unnötige) kostspielige Automatisierungslizenzen angeschafft, die nicht entsprechend genutzt werden. Ein unüberwachter Roboter, welcher beispielsweise lediglich einen Prozess durchführt, wird sich bei Einsatz einer kommerziellen Lizenz kaum wirtschaftlich rechnen.
Welche Vorteile ergeben sich durch RPA- und KI-Lösungen für Öffentliche Verwaltungen und Unternehmen?
Die großen Vorteile ergeben sich da eine deutliche Zeiteinsparung und Kapazitätseinsparung erzielt werden kann. Zahlreiche Kunden von uns erreichen bereits mit einem einzigen Prozess Einsparungen von über 50 Stunden pro Monat. Teilweise liegen diese Zahlen sogar noch höher – zudem sinkt die Fehleranfälligkeit und Verwaltungen und Organisationen erreichen einen höheren Grad der Standardisierung.
Die Automatisierungslösungen lassen sich auch datenschutzkonform einreichten und ein lokaler Betrieb ist möglich. Somit kann dem hohen Datenschutzstandard von Öffentlichen Verwaltungen und auch Unternehmen in hochregulierten Sektoren und Branchen (Medizin, Gesundheit, Verwaltungen oder Bundesbehörden) Rechnung getragen werden.
