Wie lassen sich RPA und KI verbinden?
Zahlreiche Organisationen wie z. B. KMU oder auch Städte und Gemeinden setzen heute bereits Automatisierungslösungen ein. Häufig kommen RPA-Lösungen zum Einsatz, sodass repetitive Arbeiten automatisiert werden können. Diese RPA-Lösungen ersetzen den Menschen bei regelbasierten Aufgaben und sorgen dafür, dass mehr Zeit für wertschöpfende Tätigkeiten bleibt.
Im Zuge dessen evaluieren Organisationen auch den Einsatz von KI-Lösungen. Im Gegensatz zu RPA-Lösungen wird so das Spektrum deutlich erweitert, denn mithilfe von KI können beispielsweise Dokumente ausgelesen werden (Rechnungen, Bescheide, Anträge von Bürgern oder auch interne Dokumente – z. B. eine Beantragung von zusätzlichen Haushaltsmitteln oder Anschaffungen).
Die Verbindung von RPA und KI ermöglicht eine ganzheitliche Automatisierung, bei der nicht nur strukturierte, sondern auch unstrukturierte Daten verarbeitet werden können. Während RPA die klar definierten, regelbasierten Schritte ausführt (z. B. das Öffnen von Anwendungen, das Übertragen von Daten oder den Versand von E-Mails), kann KI Inhalte interpretieren, Muster erkennen und Entscheidungen vorbereiten.
Ein Kundenbeispiel mit RPA & KI eines KMU:
Eine eingehende E-Mail mit einer PDF-Bestellung wird durch eine KI-Komponente automatisch erkannt und ausgelesen. Hierbei werden zudem unplausible Einträge erkannt und direkt dem Sachbearbeiter gemeldet. Somit wird eine Falscheingabe vermieden. Anschließend übergibt die KI die strukturierten Daten (Besteller, Bestelldatum, Lieferadresse, Artikel und Mengen etc.) an den Software-Roboter, der diese Informationen prüft, im ERP-System eingibt und die weitere Verarbeitung durch den Sachbearbeiter initiiert. Diesen Prozess haben wir bereits mehrfach für KMU umgesetzt und dieser bringt eine große Zeitersparnis und Kosteneinsparung.
Ein Kundenbeispiel mit RPA & KI einer Kreisstadt:
In einer baden-württembergischen Stadt wurde ein weiterer Prozess erfolgreich automatisiert. Hier lag der Fokus auf der Bearbeitung von Stadtwerke-Rechnungen (Strom, Wasser, Abwasser und Niederschlagswasser). Bisher wurden diese manuell geprüft, erfasst und anschließend an die entsprechenden Fachbereiche zur Auszahlung weitergeleitet. Der Prozess war zeitaufwendig und fehleranfällig, insbesondere bei hohem Rechnungsvolumen, da Zählerstände, Verbräuche etc. manuell erfasst werden mussten. Durch den Einsatz einer kombinierten RPA- und KI-Lösung werden die eingehenden Rechnungen nun automatisch verarbeitet. Die KI-Komponente erkennt und liest die Rechnungsinhalte aus (z. B. Beträge, Kostenstellen, Leistungszeiträume und Verbrauchsstelle). Anschließend übergibt der Software-Roboter die strukturierten Daten an das SAP-System und führt dort die Kontierungen automatisch aus. Parallel dazu werden die relevanten Informationen an das LUGM-System übertragen, sodass die Daten auch in weiteren Systemen unmittelbar zur Verfügung stehen.
Vorteile des Einsatzes von RPA und KI:
Höhere Automatisierungsquote: Auch bisher manuelle, komplexere Aufgaben können übernommen werden.
Weniger Medienbrüche: KI liefert strukturierte Daten, RPA nutzt sie direkt weiter.
Bessere Qualität und Geschwindigkeit: Entscheidungen werden datenbasiert getroffen, Prozesse laufen durchgängig.
Skalierbarkeit: Neue KI-Modelle oder Dokumenttypen lassen sich einfach integrieren.
Entlastung der Mitarbeitenden: Mitarbeitende können sich auf komplexe Fälle und Fachentscheidungen konzentrieren.
Auch Verwaltungen und KMU profitieren von dieser Kombination. Typische Einsatzfelder sind etwa die automatische Eingangsrechnungsverarbeitung, das Auslesen von Formularen, das Routing von Bürgeranfragen oder die digitale Poststelle, bei der eingehende PDFs automatisch erkannt, verschlagwortet und an die richtigen Fachbereiche weitergeleitet werden.
Fazit für Städte, Gemeinden, Verwaltungen und KMU:
Der Einsatz von RPA- und KI-Lösungen kann helfen Mitarbeitende gezielt zu entlasten. Durch die intelligente Automatisierung repetitiver und datenintensiver Aufgaben entsteht mehr Raum für wertschöpfende und fachliche Tätigkeiten. RPA und KI bilden gemeinsam einen wichtigen Schritt hin zu einer zukunftsfähigen, effizienten und digitalen Verwaltung. Zahlreiche Organisationen setzen bereits auf diese Technologien, um Prozesse schneller, transparenter und fehlerfreier zu gestalten. Auch wir bei agitum begleiten seit mehreren Jahren Kommunen und Unternehmen auf diesem Weg – unter anderem in Karlsruhe, Ettlingen, Haslach, Walldorf, Gernsbach, Bruchsal, Mannheim, Pfinztal, Landau, Bühl, Hockenheim, Gaggenau, Konstanz und Lahr.
Die oben beschriebenen Anwendungsfälle stammen aus realen Kundenprojekten und zeigen, wie sich RPA und KI erfolgreich in Städten, Verwaltungen und Unternehmen einsetzen lassen.
