Welche Prozesse eignen sich für RPA?
Geeignete RPA-Prozesse zu finden, ist der erste und wichtigste Schritt für eine erfolgreiche Automatisierung. Denn nicht jeder Unternehmensprozess bringt durch den Einsatz von RPA den gleichen Mehrwert. Besonders viel Potenzial bieten wiederkehrende, klar strukturierte und regelbasierte Abläufe, die bislang manuell bearbeitet werden. Eine sorgfältige Auswahl ist dabei entscheidend: Einer EY-Studie zufolge scheitern 30 bis 50 % der ersten RPA-Projekte, und EY nennt die Auswahl ungeeigneter Prozesse ausdrücklich als einen zentralen Grund für Fehlschläge. Wer die richtigen Prozesse identifiziert, schafft die Grundlage für mehr Effizienz, weniger Fehler und spürbare Entlastung im Arbeitsalltag. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Prozesse sich für RPA eignen, nach welchen Kriterien sie bewertet werden sollten und wie Unternehmen Automatisierungspotenziale systematisch erkennen.
Wie identifiziere ich RPA-Prozesse?
Die Auswahl geeigneter Prozesse ist ein zentraler Erfolgsfaktor für den erfolgreichen Einsatz von RPA und KI. Denn nicht jeder Geschäftsprozess eignet sich gleichermaßen für eine Automatisierung. Werden Prozesse vorschnell ausgewählt, besteht die Gefahr, dass Lösungen mit hohem Umsetzungsaufwand, geringer Stabilität oder nur begrenztem wirtschaftlichem Nutzen entstehen. Um dieses Risiko zu reduzieren, braucht es eine strukturierte und nachvollziehbare Bewertungsmethodik. Genau dafür setzen wir ein Scoring-Modell ein, das im Rahmen der Promotion des Gründers von agitum Simon Kreuzwieser am Karlsruher Institut für Technologie (KIT) entstanden ist.
Mit diesem Modell bewerten wir potenzielle Automatisierungskandidaten anhand klar definierter Kriterien. Im Fokus stehen dabei sowohl Merkmale, die die technische Eignung eines Prozesses beschreiben, als auch Faktoren, die seine praktische Umsetzbarkeit beeinflussen. Berücksichtigt werden unter anderem die Regelbasiertheit, der Grad der Standardisierung, die erwartete Zeiteinsparung sowie das zukünftige Prozessvolumen. Ergänzt wird diese Betrachtung durch Kriterien wie Komplexität, Anzahl beteiligter Applikationen, Entscheidungspunkte, manuelle Eingriffe, Ausnahmen, Datentypen, Sprachvielfalt und Sicherheitsrisiken. Auf diese Weise entsteht ein differenziertes Bild darüber, welche Prozesse sich für eine Automatisierung besonders gut eignen und bei welchen Prozessen erhöhte Anforderungen oder Einschränkungen bestehen.
Wie bewerte ich die Wirtschaftlichkeit eines Prozesses?
Ein wesentlicher Vorteil des Modells liegt darin, dass es nicht bei der rein technischen Bewertung stehen bleibt. Zusätzlich wird auch die Wirtschaftlichkeit der Automatisierung systematisch einbezogen. Dabei betrachten wir nicht nur, wie viel Zeit durch die Automatisierung eines Prozesses eingespart werden kann, sondern auch, welcher laufende Aufwand für den Betrieb, die Betreuung und die Wartung der Lösung entsteht. Denn in der Praxis entscheidet nicht allein die technische Machbarkeit darüber, ob eine Automatisierung sinnvoll ist, sondern vor allem das Verhältnis zwischen Einsparung und dauerhaftem Betreuungsaufwand. Deshalb fließen neben den erwarteten Entlastungseffekten im Fachprozess auch die laufenden Wartungskosten in die Bewertung ein.
Gerade dieser Aspekt macht die Methodik besonders praxisnah. Automatisierungslösungen müssen nicht nur entwickelt, sondern auch stabil betrieben, überwacht und bei Veränderungen im Prozessumfeld angepasst werden. Ein Prozess ist daher vor allem dann attraktiv, wenn er sowohl ein hohes Automatisierungspotenzial als auch einen nachhaltigen wirtschaftlichen Nutzen aufweist. Das Scoring-Modell schafft hierfür eine fundierte Entscheidungsgrundlage: Es hilft dabei, geeignete Prozesse systematisch zu priorisieren, Fehlinvestitionen zu vermeiden und Automatisierung gezielt dort einzusetzen, wo sie technisch sinnvoll und wirtschaftlich vorteilhaft ist. Im Rahmen der Promotion wurde die Methodik anhand von praxisnahen Anwendungsfällen in Verwaltungen und Unternehmen validiert.
Fazit: agitum führt Beratungs- und Automatisierungsprojekte mit zahlreichen kleinen und mittleren Unternehmen (KMU), Großunternehmen sowie Städten und Gemeinden im Raum Karlsruhe, Bruchsal, Mannheim, Landau, Bühl, Hockenheim, Gaggenau und auch im europäischen Ausland durch. Hierbei wurde das Scoring-Modell bereits mehrfach eingesetzt und validiert. Melden Sie sich gerne, wenn Sie Unterstützung bei der Prozessidentifikation benötigen. Weitere Informationen zu unserem Vorgehen finden Sie auch auf unserer Webseite.