Was ist RPA und wie hilft es Städten, Gemeinden und Verwaltungen bei der Automatisierung?

RPA für Verwaltungen, Städte und Gemeinden gewinnt zunehmend an Bedeutung, da Kommunen Prozesse effizienter gestalten und wertvolle Zeit einsparen möchten. Organisationen und auch Städte, Gemeinden und Kommunen stehen vor der Herausforderung wertvolle Arbeitszeit einzusparen, Kosten zu senken und die manuellen Prozesse zu automatisieren. In diesem Beitrag werden wir genauer betrachten, welche Technologien zur Verfügung stehen, was sich hinter dem Begriff RPA verbirgt und welche Prozesse sich in Städten, Gemeinden und Verwaltungen zur Automatisierung eignen. In diesem Beitrag erfahren Sie konkret, wie RPA Verwaltungen, Städte und Gemeinden entlasten kann. 

Es herrscht darüber hinaus derzeit in zahlreichen Bereichen ein Mangel an Arbeitskräften, wodurch der Bedarf an Automatisierungslösungen stetig zunimmt. Dieser Fachkräftemangel besteht branchenübergreifend auch im öffentlichen Bereich (Link). Somit wird es für Organisationen zunehmend wichtig, die vorhandene Arbeitskraft sinnvoll und für wertschöpfende Tätigkeiten einzusetzen. Zudem erhöhen kreative und abwechslungsreiche Aufgaben die Attraktivität als Arbeitgeber. RPA-Lösungen können dazu beitragen diesem Fachkräftemangel entgegenzutreten. 

Was ist Robotic Process Automation (RPA)? 

RPA-Lösungen sind keine physischen Roboter, die z. B. Schrauben oder Montagetätigkeiten durchführen, sondern RPA-Lösungen stellen Software dar. Diese Software wird programmiert und kann den Menschen imitieren und dessen Tätigkeiten ausführen. Daher bezeichnet man diese Lösungen auch häufig als Software-Roboter oder auch Bots. Die Software-Roboter können beispielsweise das Abrufen von Daten, Übertragung von Daten oder auch das Ausfüllen bestimmter Dokumente übernehmen. Im Zuge dessen arbeitet eine RPA-Lösung auf dem Frontend und imitiert den Menschen bei Tätigkeiten am Computer, wobei im Gegensatz zu traditionellen BPM-Lösungen keine oder geringere Programmierkenntnisse sowie kein Schnittstellenmanagement erforderlich sind. Anzumerken bleibt jedoch, dass RPA-Anwender, in Abhängigkeit der Komplexität des zu automatisierenden Geschäftsprozesses, ebenfalls ein technisches Grundverständnis und Einarbeitung in die jeweilige Softwareumgebung benötigen. RPA erfreut sich in den vergangenen Jahren zunehmender Beliebtheit und wird heute in verschiedenen Branchen und Unternehmen eingesetzt. 

Die Vorteile einer RPA-Lösung für den öffentlichen Bereich:

1. Effizienzsteigerung: Durch die Automatisierung wiederholbarer Aufgaben können Verwaltungen ihre Effizienz erheblich steigern. Die Bots arbeiten rund um die Uhr und erledigen Aufgaben schneller als Menschen, was zu einer beschleunigten Durchführung von Prozessen führt. 
2. Fehlerreduktion: Menschliche Fehler sind unvermeidlich, insbesondere bei monotonen und repetitiven Aufgaben. RPA minimiert das Risiko von Fehlern und trägt so zur Verbesserung der Datenqualität und der Genauigkeit von Geschäftsprozessen bei. Bots arbeiten nach vordefinierten Regeln und sind weniger anfällig für menschliche Irrtümer.
3. Skalierbarkeit: Mit RPA können Verwaltungen ihre Kapazitäten flexibel skalieren, ohne zusätzliches Personal einstellen zu müssen. Wenn die Nachfrage steigt, können Bots schnell und einfach implementiert werden, um die Arbeit zu bewältigen. Dies ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Marktveränderungen und eine verbesserte Servicebereitstellung.
4. Kostenersparnis: Durch die Automatisierung von Aufgaben können Öffentliche Verwaltungen erhebliche Kostenersparnisse erzielen. Darüber hinaus ermöglicht RPA die Optimierung von Ressourcen, da Mitarbeiter für anspruchsvollere Aufgaben eingesetzt werden können, anstatt Zeit mit repetitiven Tätigkeiten zu verschwenden.
5. Compliance und Genauigkeit: Die Einhaltung von Compliance-Vorschriften ist für Organisationen von entscheidender Bedeutung. RPA gewährleistet eine konsistente Anwendung von Regeln und Vorschriften, da die Bots diese strikt befolgen. Dies reduziert das Risiko von Abweichungen und erhöht die Datenintegrität.

Anwendungsbeispiele für Städte, Gemeinden und Verwaltungen:

agitum automatisiert seit 2021 Prozesse für Unternehmen, Städte, Gemeinden und Kommunen. Auch Landratsämter gehören zu unseren Kunden. Weitere Informationen finden Sie im Über uns. Es gibt eine große Anzahl an Prozessen, die sich für eine Automatisierung eignen. Im Folgenden werden zahlreiche Beispiele beschrieben. Alle Anwendungsfälle haben wir bereits mit mehreren Kunden umgesetzt und erfolgreich implementiert. Wir zeigen daher, dass RPA in Verwaltungen, Städten und Gemeinden einen großen Mehrwert bieten kann.

Haushaltsmittelanmeldung

Es erfolgt durch einen Software-Roboter die automatisierte Erstellung eines Vorschlags für den Haushalt einer Stadt. Hierfür werden zahlreiche Daten (Historiendaten) aus dem SAP heruntergeladen, aufbereitet und je Fachbereich in einer Excel-Tabelle bereitgestellt. Basierend auf den vergangenen Jahren wird eine Preiserhöhung einberechnet und im Anschluss werden die Excel-Tabellen auch automatisiert an die Fachbereiche zur Durchsicht versandt. Der Mensch spart sich somit mehrere hundert SAP-Abrufe. 

Investitionsreporting

Eine Stadt möchte regelmäßig über den aktuellen Budgetstand für die Investitionen informiert werden. Hierfür führt der Roboter wöchentlich einen Datenexport aus dem SAP-System durch. Zum Schluss werden die verbrauchten und noch offenen Budgetposten formatiert und hervorgehoben, sodass jeder Fachbereich eine zuverlässige Übersicht über die offenen Investitionsprojekte besitzt. Die Reports werden per E-Mail durch den Software-Roboter verteilt.

Rechnungsverarbeitung

Die automatische Rechnungsverarbeitung hat das Ziel eingehende Rechnungen zu erfassen, auszulesen und in das ERP-System einzutragen. Der Prozess wird sowohl in Verwaltungen als auch bei KMU durchgeführt. Zunächst extrahiert eine KI-Lösung die relevanten Informationen wie z. B. Rechnungsnummer, Menge oder Artikel. Im Anschluss werden die Rechnungsdaten durch die RPA-Automatisierungslösung übertragen. Unplausible Werte werden dem Sachbearbeiter gemeldet (z. B. zu große Mengen oder nicht vorhandene Artikel). Wir haben diesen Prozess bereits für eine Kreisstadt umgesetzt und somit beispielsweise alle Stadtwerke-Rechnungen zuverlässig verarbeiten können. Hierbei werden Rechnungen für Strom, Wasser, Abwasser oder auch Niederschlagswasser automatisiert verarbeitet. Zudem wird durch den Roboter auch die vollautomatische Kontierung vorgenommen. Für KMU sind beispielsweise eingehende Bestellungen für Produkte ein häufig umgesetzter Anwendungsfall.

Jahresabschlüsse

Ein Software-Roboter lädt automatisch alle relevanten Daten für den Jahresabschluss aus dem SAP-System und erstellt relevante Grafiken und Texte. Der Sachbearbeiter muss lediglich noch die letzte Kontrolle des Dokuments vornehmen und den Versand vornehmen.

Alters- und Ehejubilare

Jeden Monat werden Städte und Gemeinden prüfen, welche Bürger runde Geburtstage haben werden z. B. 80, 90 Geburtstag. Zudem werden Bürger entsprechende Schreiben per Post erhalten z. B. bei einer goldenen Hochzeit. Der Software-Roboter wird daher monatlich Auswertungen durchführen, um die Bürger zu identifizieren und kann im Anschluss sogar die Schreiben automatisch erstellen.

Einwohnerstatistiken

Ein Software-Roboter wird monatlich eine Abfrage im KM-Einwohnermeldewesen durchführen und verschiedene Statistiken herunterladen wie z. B. Einwohnerstruktur (aufgeteilt nach Stadtteilen etc.). Diese Statistikabfrage ist repetitiv und sehr gut durch einen Software-Roboter zu automatisieren.

Abwasserbescheide

Bürger können sich einen zweiten Wasserzähler einbauen lassen(z. B. für den Garten). Am Anfang des Jahres kann dann eine Erstattung beantragt werden. Unsere KI-Lösung prüft den Antrag, plausibilisiert die Werte und Verbräuche und der RPA erstellt bei Bedarf direkt die Auszahlungsanordnung im SAP-System.

Finanzadressen

Der Software-Roboter prüft täglich mehrmals ein Postfach und bearbeitet eingegangene PDF-Anträge. Die Daten wie z. B. Vorname, Nachname etc. müssen in ein Finanzinformationssystem (OK.FIS) eingegeben werden, um Auszahlungen an die betroffenen Personen zu ermöglichen. Dieser Prozess bindet sehr viele Ressourcen und ist zeitaufwendig.

Altakten

Heutzutage werden immer mehr physische Akten digitalisiert, wobei der Upload in die Dokumentenmanagementsysteme (DMS) häufig noch manuell erfolgt. Hierbei müssen Mitarbeiter häufig PDF-Dokumente in die Systeme regisafe oder enaio hochladen. Unsere Software-Roboter führen den Upload vollautomatisch durch, sodass keine Schnittstelle entwickelt werden muss und der Mitarbeiter entlastet ist. Für eine Stadt haben wir bereits mehrere tausend Akten verarbeitet.

Auswertung Rechnungseingangsworklow

In regelmäßigen Abständen wird der aktuellen Stand von offenen Rechnungne geprüft. Hierbei müssen Mitarbeiter im SAP-System eine Auswertung erstellen, um diese anschließend an die Fachbereiche zu verteilen. Diese Auswertung übernimmt bei vielen Städten unsere RPA-Lösung, die wöchentlich diese Auswertung vornimmt.

Revisionsprozess

Nach der Erstellung eines Jahresabschlusses müssen relevante Finanzzahlen häufig noch in weitere IT-Systeme übertragen werden wie z. B. in den hfp audit-Manager. Ein Software-Roboter kann die Übertragung vornehmen und somit die lästige Eintragung von mehreren hundert Daten und Zahlen übernehmen. 

Kindergartenanmeldung und -auswertung

Nach einer Kindergartenanmeldung müssen relevante Daten geprüft werden wie z. B. die Übereinstimmung von Adressen o. Ä. mit dem Einwohnermeldewesen. Diese Tätigkeit kann ein Software-Roboter übernehmen indem die eingegebenen Daten plausibilisiert und geprüft werden. Zudem können Auswertungen durch eine RPA-Lösung übernommen werden (Anzahl Kindergartenanmeldungen etc.) – dies hilft bei der weiteren Planung.

Anruflinientaxis

Im ÖPNV können RPA-Lösungen beispielsweise die Prüfung von abgerechneten Fahrten und Rechnungen übernehmen. Die Abrechnungen müssen mit den aktuellen Preisen für die einzelnen Strecken übereinstimmen. Diese Prüfung kann automatisiert erfolgen.

Kostenstellenauswertung

Der Prozess wird monatlich oder bei Bedarf häufiger ausgeführt, um den Fachbereichen eine Übersicht über offenen Budgets mitzuteilen. Als erstes wird der Software-Roboter sich im SAP anmelden und automatisch die erforderlichen Auswertungen je Kostenstelle aus dem SAP-System herunterladen. Anschließend werden die heruntergeladenen Excel-Tabellen automatisch formatiert, z. B. durch Vereinheitlichung von Spalten, Hervorhebung relevanter Kennzahlen und Anpassung des Layouts. Der Software-Roboter sammelt dann alle relevanten Reports für einen Fachbereich und prüft, an wen welche Tabelle versandt werden soll. Im letzten Schritt versendet der Roboter die fertigen Auswertungen selbstständig an einen vordefinierten Verteilerkreis. Selbstverständlich kann der Verteiler flexibel durch das Personal der Stadt angepasst werden und es entstehen keine zusätzlichen Programmieraufwände. Zudem können auch die auszuwertenden Kostenstellen beliebig erweitert oder angepasst werden.

Rechnungszuordnung 

Die automatische Rechnungszuordnung ist ein repetitiver Prozess und erfolgt häufig täglich. Der Roboter loggt sich hierzu im enaio-System ein und identifiziert relevante Rechnungen, die eingegangen sind. Diese Rechnungen werden heruntergeladen, analysiert und der verursachende Bereich wird festgelegt. Dies kann z. B. der Bürgerservice sein, falls eine Rechnung der Bundesdruckerei eingetroffen ist. Die Rechnung wird dann schlussendlich an die Stadtkasse per Mail weitergeleitet mit dem Hinweis auf den verursachenden Bereich, sodass eine entsprechende Zuordnung erfolgen kann. 

Mobilfunkrechnungen

Dieser Prozess ist fehleranfällig und stark repetitiv, da er monatlich durchgeführt werden muss. Der Roboter erhält Rechnungen (Scan oder originale PDF) der Mobilfunkanbieter und startet unmittelbar mit der Bearbeitung. Zunächst wird die Telefonnummer zu einem Bereich zugeordnet. Im Anschluss werden die Beträge je Sachkonto und Kostenstelle z. B. im SAP kontiert und eine Anordnung erstellt. Zum Schluss erfolgt der Versand an den Sachbearbeiter, sodass dieser bei Bedarf die Anordnungen nochmals prüfen kann. Für die Texterkennung werden je nach Bedarf OCR und bei Bedarf auch KI-Methoden eingesetzt.

Fazit für Städte, Gemeinden und Verwaltungen:

Heutzutage herrscht in zahlreichen Verwaltungen und auch Städten und Gemeinden ein Mangel an Fachkräften. RPA in Städten, Gemeinden und auch Verwaltungen kann helfen, diese Lücke zu schließen und die Mitarbeiter zu entlasten. Es ist ein Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen und effizienten Geschäftspraxis. Wir unterstützen bereits zahlreiche Unternehmen sowie Städte und Gemeinden im Raum Karlsruhe, Ettlingen, Haslach, Walldorf, Gernsbach, Bruchsal, Mannheim, Pfinztal, Landau, Bühl, Hockenheim, Gaggenau, Konstanz und Lahr. Die oben beschriebenen Anwendungsfälle sind reale Kundenbeispiele und eignen sich für eine Projektumsetzung. Publikationen zum Thema RPA- und KI sind auch in der Rubrik Über uns zu finden.