KI-Agenten und Automatisierungslösungen in der Auftragsverarbeitung
Seit dem Jahr 2021 automatisiert agitum repetitive und zeitaufwändige Prozesse entlang kaufmännischer Kernprozesse. Ein besonders ressourcenintensiver Bereich ist die manuelle Bestellverarbeitung: Täglich gehen Bestellungen per E-Mail ein, müssen samt Anhängen gelesen, interpretiert, geprüft und anschließend manuell in ERP-Systeme übertragen werden. Diese Prozesse sind fehleranfällig, langsam und binden wertvolle Mitarbeiterkapazitäten.
Mit OrderAI hat agitum einen KI-gestützten Assistenten (AI-Agent) entwickelt, der Unternehmen bei der automatisierten Analyse und Verarbeitung von Aufträgen unterstützt. Der Fokus liegt dabei auf der intelligenten Verarbeitung von E-Mail-Bestellungen sowie der nahtlosen Integration in bestehende ERP- und Systemlandschaften – bei gleichzeitiger Einbindung des Menschen zur finalen Kontrolle.
Was ist OrderAI?
OrderAI ist ein KI-gestützter AI-Agent zur Unterstützung der Bestellverarbeitung. Der Assistent analysiert eingehende Bestellungen, die typischerweise per E-Mail eingehen, und extrahiert automatisch relevante Informationen wie Artikelnummern, Mengen, Preise, Lieferadressen oder gewünschte Versandbedingungen – unabhängig davon, ob die Bestellung strukturiert oder unstrukturiert vorliegt.
Im Gegensatz zu klassischen regelbasierten Automatisierungen ist OrderAI in der Lage, Bestellinhalte semantisch zu verstehen. Der AI-Agent erkennt unterschiedliche Layouts, Formulierungen und Dateiformate (z. B. E-Mail-Text, PDF-Anhänge oder Excel-Dateien) und überführt die Informationen in eine strukturierte, maschinenlesbare Form.
Über ein einfaches Outlook Add-In werden die ausgelesenen Bestelldaten den Mitarbeitenden transparent angezeigt. Diese können die Ergebnisse prüfen, bei Bedarf anpassen und die Bestellung anschließend per Klick an eine definierte Schnittstelle – z. B. zum ERP-System – übergeben. Der Mensch bleibt damit bewusst im Entscheidungsprozess integriert.
Wie unterstützt OrderAI die Bestellverarbeitung im Tagesgeschäft?
OrderAI bildet den gesamten Prozess der Bestellannahme und -prüfung End-to-End ab. Nach Eingang einer E-Mail analysiert der AI-Agent automatisch den Inhalt der Bestellung und gleicht die extrahierten Daten mit bestehenden Systemen ab.
Dabei übernimmt OrderAI unter anderem folgende Aufgaben:
- Analyse eingehender Bestell-E-Mails inklusive Anhängen
- Extraktion relevanter Bestelldaten wie Artikel, Mengen, Preise und Lieferinformationen
- Abgleich mit dem aktuellen Lagerbestand und vorhandenen Stammdaten
- Prüfung von Preisen, Konditionen und Versandbedingungen
- Identifikation von Unstimmigkeiten oder fehlenden Informationen
- Rückmeldung von Hinweisen und Handlungsempfehlungen an die Mitarbeitenden
Erkannte Abweichungen – beispielsweise nicht verfügbare Artikel, abweichende Preise oder unklare Lieferbedingungen – werden transparent im Outlook Add-In angezeigt. Mitarbeitende erhalten dadurch gezielte Hinweise, statt jede Bestellung manuell vollständig prüfen zu müssen.
Welche Rolle spielt das Outlook Add-In?
Ein zentrales Element von OrderAI ist das Outlook Add-In, das direkt in die gewohnte Arbeitsumgebung der Mitarbeitenden integriert ist. Statt zwischen verschiedenen Systemen zu wechseln, erfolgt die Prüfung und Freigabe der Bestellung direkt in Outlook.
Das Add-In stellt die von OrderAI extrahierten Bestelldaten übersichtlich dar und ermöglicht:
- die manuelle Prüfung und Korrektur der KI-Ergebnisse
- die gezielte Freigabe einzelner Bestellungen
- die Übergabe der Daten per Klick an das ERP-System oder andere Zielsysteme
Dieser Ansatz stellt sicher, dass Automatisierung und menschliche Kontrolle sinnvoll kombiniert werden. Unternehmen profitieren von hoher Automatisierung bei gleichzeitig maximaler Transparenz und Kontrolle.
Welches Vorgehensmodell setzt agitum bei der Einführung von OrderAI ein?
Die Einführung von OrderAI erfolgt auf Basis des bewährten agitum Vorgehensmodells Analyse, Implement, Manage, das bereits in über 70 Projekten und mehr als 300 automatisierten Prozessen erfolgreich eingesetzt wurde.
In der Analyse-Phase betrachten wir gemeinsam mit unseren Kunden die bestehenden Bestellprozesse. Dabei identifizieren wir relevante Eingangskanäle, typische Bestellformate, Sonderfälle sowie systemseitige Abhängigkeiten. Ziel ist es, klare Prozessdefinitionen, Anforderungen und Erfolgskriterien festzulegen.
In der Implement-Phase wird OrderAI individuell auf die Prozesse und Systemlandschaft des Kunden angepasst. Der AI-Agent wird trainiert, relevante Bestellinformationen korrekt zu erkennen und mit den angebundenen Systemen – insbesondere ERP-Systemen – zu interagieren. Die Integration erfolgt modular und technologieoffen.
Nach der Inbetriebnahme folgt die Manage-Phase. Hier stellen wir den stabilen Betrieb sicher, überwachen die Qualität der KI-Ergebnisse und optimieren den Agenten kontinuierlich. Durch Feedback der Mitarbeitenden lernt OrderAI kontinuierlich dazu und verbessert seine Erkennungs- und Entscheidungslogik.
Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz von OrderAI?
Der Einsatz von OrderAI führt zu einer deutlichen Entlastung der Mitarbeitenden in der Bestellverarbeitung. Zeitaufwändige, repetitive Tätigkeiten werden automatisiert, während sich Mitarbeitende auf Ausnahmen und wertschöpfende Aufgaben konzentrieren können.
Die zentralen Vorteile sind:
- Deutliche Zeit- und Kosteneinsparungen in der Bestellbearbeitung
- Reduktion von Fehlern durch automatisierte Prüfmechanismen
- Schnellere Durchlaufzeiten von der Bestellung bis zur Verbuchung im ERP
- Hohe Transparenz durch klare Hinweise und Prüflogiken
- Skalierbarkeit bei steigendem Bestellvolumen ohne proportionalen Personalaufbau
OrderAI lässt sich zudem problemlos mit weiteren Automatisierungslösungen wie RPA kombinieren und bildet damit eine wichtige Grundlage für eine durchgängige, KI-gestützte Prozessautomatisierung im Order-to-Cash-Prozess.
