Prozesse automatisieren mit Open Source?

Was sind die Vorteile einer Open Source Automatisierungssoftware?

Ein wesentlicher Vorteil von Open-Source-Software ist die hohe Flexibilität. Da der Quellcode offen zugänglich ist, können Lösungen individuell angepasst und erweitert werden. Dadurch lassen sich Automatisierungsprojekte deutlich genauer an bestehende Prozesse, Systeme und Anforderungen anpassen als bei vielen standardisierten Closed-Source-Produkten. Darüber hinaus reduziert Open Source die Abhängigkeit von einzelnen Herstellern oder Plattformanbietern. Unternehmen und Verwaltungen behalten mehr Kontrolle über ihre Systeme, Daten und Schnittstellen und vermeiden sogenannte „Vendor-Lock-ins“. Gerade in langfristigen Digitalisierungs- und Automatisierungsprojekten kann diese Unabhängigkeit ein entscheidender Faktor sein.

Ein weiterer Vorteil liegt in den möglichen Kosteneinsparungen. Viele Open-Source-Lösungen verursachen keine oder deutlich geringere Lizenzkosten als etablierte kommerzielle Plattformen. Besonders bei skalierenden Automatisierungsprojekten mit mehreren Bots, KI-Agenten oder Produktivumgebungen können Lizenzmodelle großer Anbieter schnell hohe laufende Kosten verursachen. Open Source ermöglicht hier oftmals einen wirtschaftlicheren Einstieg und Betrieb.

Zusätzlich profitieren Open-Source-Projekte häufig von einer aktiven Entwickler-Community. Neue Funktionen, Integrationen und Verbesserungen werden kontinuierlich weiterentwickelt und stehen häufig schneller zur Verfügung als in klassischen Softwaremodellen.

Herausforderungen und Grenzen von Open Source

Trotz der zahlreichen Vorteile sollte Open Source nicht als „Selbstläufer“ betrachtet werden. Open-Source-Lösungen erfordern häufig mehr technisches Know-how, insbesondere bei Installation, Konfiguration, Wartung und Betrieb. Im Vergleich zu etablierten Marktführern verfügen manche Lösungen über weniger komfortable Benutzeroberflächen oder geringere Low-Code-Funktionalitäten.

Auch die Pflege und regelmäßige Aktualisierung der Systeme spielt eine wichtige Rolle. Sicherheitsupdates, Versionswechsel und Kompatibilitätsprüfungen müssen aktiv durchgeführt und überwacht werden. Ohne klare Verantwortlichkeiten kann dadurch zusätzlicher Wartungsaufwand entstehen.

Darüber hinaus hängt die Stabilität und Weiterentwicklung mancher Open-Source-Projekte stark von der Community oder einzelnen Maintainer-Teams ab. Deshalb ist eine sorgfältige Auswahl der Technologien entscheidend.

Praxiserfahrung mit Open Source Automatisierungssoftware

Wir betrachten Open Source nicht als Selbstzweck, sondern als strategische Möglichkeit, flexible und nachhaltige Automatisierungslösungen aufzubauen. Deshalb analysieren wir im Rahmen unseres AIM-Ansatzes (Analyse – Implement – Manage) gemeinsam mit unseren Kunden, welche Technologien für den jeweiligen Anwendungsfall geeignet sind.

Je nach Anforderungen kombinieren wir Open-Source-Software mit kommerziellen Komponenten, um die Vorteile beider Welten zu nutzen: hohe Anpassbarkeit, geringe Lizenzkosten und technologische Unabhängigkeit auf der einen Seite sowie Stabilität, Support und Benutzerfreundlichkeit auf der anderen Seite.

So entstehen Automatisierungslösungen, die sowohl technisch als auch wirtschaftlich langfristig tragfähig sind.

Unser Verständnis von nachhaltiger Automatisierung

In der Praxis beobachten wir häufig, dass Organisationen innerhalb weniger Tage auf eine bestimmte Closed-Source-Plattform geschult werden und anschließend ohne übergreifende Strategie mit der Automatisierung beginnen. Gerade im Low-Code- und No-Code-Umfeld entsteht dadurch schnell eine Vielzahl einzelner Automatisierungen ohne einheitliche Standards, klare Governance oder langfristige Wartbarkeit.

Aus unserer Sicht führt dieser Ansatz häufig zu:

• uneinheitlichen Lösungen
• Doppelentwicklungen
• mangelnder Dokumentation
• schwer wartbaren Prozessen
• sowie einer starken Abhängigkeit von einzelnen Plattformanbietern

Low-Code- und No-Code-Technologien bieten durchaus Vorteile und ermöglichen insbesondere bei einfachen Anwendungsfällen einen schnellen Einstieg. Für komplexere oder organisationsweite Automatisierungsprojekte stoßen solche Ansätze jedoch häufig an technische und organisatorische Grenzen. Deshalb verfolgen wir bei agitum einen nachhaltigen und strategischen Ansatz. Über 90 % unserer Projekte setzen wir mit Open-Source-Technologien wie beispielsweise OpenRPA, TAG UI, Robot Framework sowie frei zugänglichen Algorithmen und Frameworks um. Dadurch schaffen wir flexible, anpassbare und langfristig kontrollierbare Lösungen ohne unnötige Lizenzabhängigkeiten.

Entscheidend ist aus unserer Sicht jedoch nicht nur die Technologie, sondern vor allem der organisatorische Aufbau von Wissen und Standards. Erfolgreiche Automatisierung benötigt Mitarbeitende, die Prozesse fachlich und organisatorisch verstehen, Automatisierungspotenziale bewerten können und langfristig Verantwortung für die Lösungen übernehmen. Genau deshalb setzen wir nicht auf kurzfristige „2-Tages-Schulungen“ mit anschließender unkontrollierter Automatisierung, sondern auf eine strukturierte Befähigung der Organisation. Ziel ist es, gemeinsam Standards, Governance-Strukturen und nachhaltige Kompetenzen aufzubauen, damit Automatisierung langfristig erfolgreich betrieben und weiterentwickelt werden kann.

Im Rahmen unseres AIM-Ansatzes (Analyse – Implement – Manage) begleiten wir Organisationen daher nicht nur technisch, sondern auch methodisch und organisatorisch beim Aufbau einer nachhaltigen Automatisierungsstrategie.

Fazit für Städte, Gemeinden, Verwaltungen und KMU:

Der Einsatz von RPA- und KI-Lösungen kann Organisationen dabei unterstützen, Mitarbeitende gezielt zu entlasten und Prozesse effizienter zu gestalten. Durch die intelligente Automatisierung repetitiver, regelbasierter und datenintensiver Aufgaben entsteht mehr Raum für wertschöpfende, fachliche und bürgernahe Tätigkeiten. RPA und KI bilden damit einen wichtigen Baustein auf dem Weg zu einer modernen, leistungsfähigen und digitalen Verwaltung.

Zahlreiche Städte, Gemeinden, Verwaltungen und Unternehmen setzen bereits auf Automatisierungstechnologien, um Prozesse schneller, transparenter und fehlerärmer umzusetzen. Auch wir bei agitum begleiten seit mehreren Jahren Organisationen auf diesem Weg – unter anderem in Karlsruhe, Ettlingen, Haslach, Walldorf, Gernsbach, Bruchsal, Mannheim, Pfinztal, Landau, Bühl, Hockenheim, Gaggenau, Konstanz, Lahr oder Troisdorf.

Ein besonderer Schwerpunkt unserer Projekte liegt auf dem Einsatz von Open-Source-Technologien. Über 90 % unserer Automatisierungsprojekte setzen wir mit Open-Source-Lösungen wie beispielsweise OpenRPA, Robot Framework oder frei verfügbaren KI-Frameworks und Algorithmen um. Dadurch schaffen wir flexible, anpassbare und wirtschaftliche Lösungen ohne unnötige Abhängigkeiten von einzelnen Closed-Source-Anbietern oder komplexen Lizenzmodellen.