Wie führe ich RPA- und KI in die öffentliche Verwaltung ein?

Die erfolgreiche Einführung von Automatisierungslösungen in der Verwaltung bzw. bei Städten, Gemeinden, Kommunen und Behörden wie z. B. RPA- und KI-Lösungen ist von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen der Mitarbeiter zu gewinnen und die Automatisierung auch organisationsübergreifend implementieren zu können. Ein gescheitertes Testprojekt kann Vertrauen in die Technologie zerstören und weitere Initiativen verhindern. Wir verfolgen daher schon seit unserer Gründung im Jahr 2021 einen Ansatz, den wir im Folgenden vorstellen werden. Der Ansatz ist gleichermaßen für KMU und auch Verwaltungen bzw. Städte und Gemeinden nutzbar. Selbstverständlich kommt es auch auf die Rahmenbedingungen an, die in der Öffentlichen Verwaltung anzutreffen sind, sodass vor einem Projektstart bestimmte Bedingungen und Voraussetzungen zu berücksichtigen sind.

Rahmenbedingungen in der Verwaltung

Öffentliche Verwaltungen haben oft bereits komplexe IT-Systeme, die jahrelang gewachsen und eng miteinander verknüpft sind. Zudem erfolgt je nach Bundesland das Hosting relevanter Systeme wie beispielsweise SAP bei Anstalten des Öffentlichen Rechts oder zentralen Rechenzentren. Die Verfügbarkeit der Automatisierungslösung hängt daher auch von dem Rechenzentrum ab, welches die relevanten IT-Systemlösungen und Module  (Einwohnermeldewesen, SAP etc.) hostet und betreut. Häufig erfolgt auch die Prüfung der Datenschutzthematik und Freigaben extern, sodass entsprechende Zeit eingeplant werden sollte. Eine RPA- und KI-Lösung kann jedoch häufig so konfiguriert werden, dass keine Daten in der Cloud verarbeitet werden. Hierbei kommt es natürlich immer auf den einzelnen Prozess und die Anforderungen an, wobei die technischen Möglichkeiten, z. B. lokale Modelle zu nutzen, immer weiter zunimmt.

Vorgehen für RPA- und KI-Projekte:

Unser grundsätzliches Vorgehen ist auch in der Rubrik Unser Vorgehen beschrieben. Insgesamt müssen für unseren AIM-Ansatz drei Schritte (Analyse, Implement und Manage) durchlaufen werden, die im Folgenden nochmals beschrieben werden. Unseren AIM-Ansatz haben wir bereits in zahlreichen Projekten eingesetzt.

Analyse der Prozesse in der Verwaltung:

Bevor eine Automatisierung erfolgt, muss zunächst ein geeigneter Prozess identifiziert werden. Geeignet sind repetitive Prozesse, zeitaufwendige Tätigkeiten und Prozesse, die einer Regel oder einem bestimmten Muster folgen. Je größer der Grad der Regelbasiertheit desto eher eignet sich der Prozess für eine RPA-Lösung. Falls Entscheidungen notwendig sind oder unstrukturierte Daten vorliegen z. B. handschriftliche Dokumente, dann sollte eine RPA-Lösung mit KI kombiniert werden. Im Gegensatz zu der vorherrschenden Meinung in der Forschung sind aus unserer Sicht auch neue Prozesse grundsätzlich für eine Automatisierung geeinget. Jedoch sollte großen Wert auf die Beschreibung und Modellierung gelegt werden, sodass dem RPA-Entwickler auch alle Informationen vorliegen. Im Gegensatz zu etablierten Prozessen werden bei neuen Prozessen häufig die Prozessausnahmen zu wenig berücksichtigt und beschrieben. Dies liegt an der fehlenden Praxiserfahrung – demnach sollte das Projektteam gemeinsam die Prozessausnahmen sammeln und den Prozess möglichst vollumfänglich beschreiben oder z. B. mittels eines Videos aufnehmen. Wir unterstützen unsere Kunden regelmäßig bei der Analyse und Identifizierung von Automatisierungspotenzialen. Falls Sie in Ihrer Verwaltung mit RPA- und KI-Projekten starten möchten, dann empfiehlt sich die Suche nach einem möglichst einfachen Anwendungsfall. Dieser besteht z. B. aus einer überschaubaren Anzahl an Klicks, Transaktionen und nutzt strukturierte Daten. Zusammengefasst lassen sich folgende Punkte festhalten:

• Repetitive Prozesse mit großem Zeitaufwand sollten im Fokus stehen
• Neue Prozesse sollten ausführlicher beschrieben werden
• Prozessausnahmen sollten berücksichtigt werden (was kann im Prozess schief gehen?)
• Falls strukturierte Daten vorliegen eignet sich RPA. Um unstrukturierte Daten z. B. handschriftliche Dokumente etc. zu verarbeiten ist KI einzusetzen
• Im Rahmen eines Testprojekts bzw. einer Neueinführung empfiehlt sich die Identifizierung eines möglichst einfachen Prozesses.

Implementierung einer Automatisierungslösung:

Nach der Analyse eines Prozesses empfiehlt sich die zeitnahe Umsetzung. Hierfür müssen relevante Berechtigungen beantragt werden und die IT-Infrastruktur muss vorbereitet werden. RPA- und KI-Lösungen können prinzipiell auf den Rechnern der Mitarbeiter eingesetzt werden, wobei zu beachten ist, dass diese während der Ausführung keine anderen Arbeiten ausführen dürfen. Schließlich arbeitet eine RPA- und KI-Lösung auf der Oberfläche des Bildschirms und wird durch Klicks des Benutzers gestört. Eine Alternative wäre die Bereitstellung einer virtuellen Maschine, um dort mittels einer Automatisierungssoftware die Programmierung (Entwicklung) und auch die Ausführung (Produktivbetrieb) zu realisieren. Je nach Größe und Bedarf bietet sich die Anschaffung von mehreren Entwicklungs- bzw. Produktivumgebungen an. Wir entwickeln mit unseren Kunden eine passende Implementierungsstrategie. Die Entwicklung kann mit Open-Source-Software oder mit kommerzieller Software erfolgen z. B. UiPath. Gerne beraten wir Sie, welche Software für Ihre Anwendungsfälle passend ist. Unsere Testprojekte sind häufig in 1-2 Wochen umgesetzt, sodass Sie einen schnellen Mehrwert sehen und spüren!

Management der RPA- und KI-Lösungen:

In der öffentlichen Verwaltungen herrscht häufig eine angespannte Personalsituation, sodass wir uns häufig auch um Wartung und Service kümmern. Demnach erfolgt ein Update der Software und auch die Anpassungen der Automatisierungslösung sehr zeitnah, um den produktiven Betrieb nicht zu stören. Eine RPA- und KI-Lösung muss beispielsweise angepasst werden, wenn sich die Oberfläche stark verändert (anderes Log-In-Fenster o. Ä.). Darüber hinaus bieten wir auch Schulungen an, um Ihnen das nötige Know-How im Bereich RPA- und KI zu vermitteln. 

Fazit für Städte, Gemeinden und Verwaltungen:

Die Einführung der oben beschriebenen Technologien bietet große Chancen und der erfolgreiche Einsatz von RPA- und KI kann Ihre Verwaltungsprozesse deutlich beschleunigen. Der Ansatz AIM (Analyse, Implementierung und Manage) hat sich etabliert und wir setzen diesen schon viele Jahre ein. Wir unterstützen bereits zahlreiche Unternehmen sowie Städte und Gemeinden im Raum Karlsruhe, Ettlingen, Haslach, Walldorf, Gernsbach, Bruchsal, Mannheim, Pfinztal, Landau, Bühl, Hockenheim, Gaggenau, Konstanz und Lahr. Publikationen und weitere Infos zum Thema RPA- und KI sind auch in der Rubrik Über uns zu finden.